Skip to main content
приказ о переходе на электронные трудовые книжки 2020

Как подготовить приказ о переходе на электронные трудовые книжки?

Оценка 1Оценка 2Оценка 3Оценка 4Оценка 5 (4 голосов, средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка...

В свете вступивших в силу с начала 2020 года изменений, внесших существенные коррективы в трудовое законодательство и в частности в ранее действовавший порядок ведения учета трудовой деятельности работников, перед работодателями и сотрудниками кадровых служб, встала задача по подготовке и реализации процедуры перехода на новый формат ведения трудовых книжек. Благодаря новому порядку все изменения в трудовой деятельности отдельно взятого гражданина будут фиксироваться в ПФР практически одновременно с возникновением таких изменений.

Что требует законодательство?

По уже сложившейся в последние годы традиции все наиболее важные изменения вводятся в нашей стране постепенно. А это означает, что бумажный вариант трудовой книжки пока не отменен. Тем не менее, до середины текущего года работникам придется определиться с предпочтительным способом ведения данного документа. При этом тем, кто выберет электронную форму, трудовую выдадут на руки, а трудовая деятельность тех, кто не сможет остановиться на одном из предложенных вариантов, будет учитываться двумя способами: в электронном виде и на бумажном носителе.

Помимо этого, с нового года введена специальная форма отчетности СЗВ-ТД, которую работодатель обязан ежемесячно подавать в Пенсионный фонд. Данная форма предоставляется в соответствующее отделение ПФР 15 числа месяца, следующего за отчетным, и включает сведения об изменениях, произошедших в трудовой деятельности конкретного работника, например, если гражданин принимается на работу, переводится или увольняется, а также в случае подачи заявления о выборе способа ведения трудовой.

Меняется и порядок предоставления сведений работникам. Ранее это делалось посредством изготовления копии трудовой книжки с последующим заверением каждой страницы документа либо путем выдачи трудовой на руки на определенный срок с обязательством вернуть документ в кадровую службу. Теперь для этих целей будет использоваться унифицированная форма СЗИ-ТД, представляющая собой своего рода выписку из электронного документа.

Что нужно сделать сторонам трудовых отношений?

Действия работника в данном процессе сведены до минимума. Все, что от него требуется – сделать выбор и письменно его оформить. Как только уведомление от работодателя будет вручено, сотрудник должен написать заявление, в котором нужно выразить согласие о ведении книжки в электронной форме либо просьбу сохранить бумажный носитель информации.

В рамках подготовки к реализации процесса перехода на электронный способ ведения документа, содержащего сведения о трудовой деятельности сотрудника, работодатель обязан произвести ряд мероприятий, направленных на:

  • уведомление сотрудников о внесенных в трудовое законодательство изменениях;
  • уведомление работников о необходимости сделать выбор в пользу электронного или бумажного носителя информации (с сохранением трудовой либо выдачей документа на руки);
  • сбор оформленных работниками заявлений и передачу данных в ПФР;
  • внесение соответствующих изменений в локальные нормативные акты работодателя;
  • определение круга лиц, ответственных за реализацию основных мероприятий.

Каждая из обозначенных процедур требует вынесения соответствующего распоряжения или приказа за подписью руководителя, в связи с чем первостепенным выступает вопрос составления документа, содержание которого будет соответствовать основным целям и задачам работодателя на данный момент. Рассмотрим, как правильно составить такой документ и что нужно включить в текст приказа.

Порядок оформления и содержание приказа

Специальной формы для данного документа не предусмотрено, следовательно, приказ можно оформить в привычном для работодателя виде, в том числе на фирменном бланке организации. Здесь гораздо важнее соблюсти требования относительно содержания документа, который будет включать обязательные для приказа реквизиты и специфические, уместные в конкретном случае формулировки. Исходя из этого приказ об электронных трудовых книжках будет состоять из следующих частей:

1. В шапке документа необходимо прописать:

  • реквизиты работодателя;
  • дату и место составления;
  • наименование документа и его номер (можно с краткой формулировкой содержания, например, «приказ об электронных трудовых книжках»).

2. В основную часть включаются следующие сведения:

  • основание вынесения приказа (например, «Во исполнение реквизиты закона от__года»);
  • непосредственно распоряжения руководителя, в том числе:

— о назначении ответственных за подготовку и передачу отчетности лиц;

— о возложении обязанности по уведомлению сотрудников и сбору заявлений;

— о назначении контролирующего процесс лица (руководитель может оставить функцию контроля за собой).

Обратите внимание! Ответственным за исполнение распоряжений руководителя может быть назначено одно лицо либо несколько сотрудников кадровой службы.

3. Заключительная часть приказа должна включать:

  • личные данные, наименование должности и подпись руководителя;
  • сведения об ознакомлении с приказом, включая должности, фамилии с инициалами и подписи назначенных лиц.

Составленный подобным образом приказ или распоряжение наряду с аналогичными видами документов подлежит обязательной регистрации в журнале учета с присвоением порядкового номера.

После издания соответствующего приказа назначенные распоряжением руководителя сотрудники могут приступать к исполнению указанных в документе мероприятий.

Видео с подробными разъяснениями по трудовым электронным книжкам: